Generalforsamlinger i en corona-tid

Forsamlingsforbuddet er netop blevet skærpet over hele landet, og kravet er nu sat ned til 10 personer.

Generalforsamlingerne i vandværkerne vil dog ikke blive ramt af de skærpede regler af forsamlingsforbuddet.

 

 

Vi anbefaler, at I – så vidt det er muligt – afholder generalforsamlingen i år

Det kan være meget vanskeligt at forklare beslutningen om at aflyse generalforsamlingen for medlemmerne og for omverdenen, netop fordi generalforsamlingen er vandværkets øverste myndighed.
Der bør derfor altid være tungtvejende og uopsættelige grunde til at sætte forbrugerdemokratiet på pause.

Arrangementer, hvor man sidder ned

De nye skærpelser får dog ikke nogen betydning for de gældende retningslinjer for at afholde arrangementer, hvor deltagerne sidder ned under hele arrangementet, og forudsat at der laves biograf-/skolebordsopstilling. Det betyder, at bordopstillinger f.eks. hestesko eller øer, hvor deltagernes ansigter er vendt mod hinanden, ikke er tilladt.

 

Deltagerne skal derfor sidde ned på den samme plads under hele arrangementet, bortset fra når man f.eks. skal på toilettet, når man ankommer til eller går fra sin faste plads, og når man kortvarigt henter forplejning.

 

Det er tilladt kortvarigt at forlade sin plads for at hente kaffe, kage, mad eller drikke ved et bord og så tage det med tilbage til sin plads. Det vil også være muligt for personalet på konferencecentret at bringe forplejning ned til deltagernes pladser.

 

Kravet om en fast plads gælder for arrangementet som sådan og indebærer, at deltagerne ikke kan forlade deres pladser for fx at gå ind i tilstødende lokaler (f.eks. en restaurant) og spise frokost der, uanset de i al væsentlighed sidder på (nye) faste pladser med retning mod en scene eller lignende.

 

Ved arrangementer, hvor deltagerne i det væsentligste sidder ned, må man samle op til 500 personer på samme sted. Det gælder både ved arrangementer indenfor og udenfor.

 

 

Ved alle arrangementer skal myndighedernes retningslinjer naturligvis overholdes, som bl.a. er

  • I lokaler, hvor deltagerne sidder ned under hele arrangementet, må der tillades adgang, hvis der er minimum 2 kvadratmeter gulvareal pr. person og holdes 1 meters afstand mellem personerne i lokalet.
    Gulvarealet opgøres fra væg til væg, uanset møbler og inventar.

 

  • God afstand: Lokalerne skal så vidt muligt indrettes, så deltagerne kan holde afstand til hinanden.

 

Vi anbefaler, at vandværket kontakter det sted, hvor man ønsker at afholde generalforsamlingen og drøfte, hvilke muligheder der er for at afvikle sådan et arrangement, herunder hvor mange deltagere, der må være i lokalet.

 

Tilmelding til generalforsamling og antal personer

Det er en god idé at bede om tilmelding, så I kan holde styr på, hvor mange der deltager.

 

Det er også en god idé, at man i indkaldelsen skriver, at det anbefales, at der kun møder én andelshaver op pr. husstand.

 

Af demokratiske årsager kan I ikke afvise andelshavere ved døren, hvis de ikke har tilmeldt sig på forhånd. Hvis der møder flere andelshavere op end det antal, som forsamlingsforbuddet tillader, er I nødt til at aflyse generalforsamlingen.

 

 

Materiale, der allerede er sendt til generalforsamlinger, der blev udskudt

Hvis I allerede før corona-restriktionerne trådte i kraft har indkaldt til generalforsamling, og fristen for at indsende forslag er udløbet, behøver I ikke at sætte en ny frist for indsendelse af forslag. I skal blot medtage de forslag, som er indsendt.

 

I kan evt. blot ændre datoen, men I skal selvfølgelig stadig overholde vedtægternes frist for selve indkaldelsen.

Afholdelse af en elektronisk generalforsamling

Det kræver som udgangspunkt enten hjemmel i vedtægterne eller konkret enstemmighed fra andelshaverne, hvis den ordinære generalforsamling skal afholdes elektronisk.

 

Afholdelse af en fuldstændig elektronisk generalforsamling kræver altså som udgangspunkt hjemmel i vandværkets vedtægter, og det kræver således, at dette er blevet vedtaget af generalforsamlingen ved en tidligere lejlighed.

 

Den 8. april 2020 trådte en ny bekendtgørelse i kraft, som imidlertid ændrer på dette, da det som følge af de helt ekstraordinære omstændigheder ikke vil være et krav for at afholde en fuldstændig elektronisk generalforsamling, at generalforsamlingen har truffet en forudgående beslutning herom, og at denne beslutning er indarbejdet i vedtægterne.

 

Lempelsen af reglerne for afholdelse af en fuldstændig elektronisk generalforsamling gælder for generalforsamlinger, som afholdes senest 8 uger efter ophør af et forbud mod afholdelse og deltagelse i større forsamlinger.

 

Bekendtgørelsen ophæves den 1. januar 2021, hvorfor undtagelsen kun gælder for generalforsamlinger afholdt i 2020.

 

Det vil være vandværkets bestyrelsen, der beslutter, om vandværket skal gøre brug af den lempeligere mulighed for at afholde elektronisk generalforsamling.

 

Det er en forudsætning for at holde elektronisk generalforsamling, at bestyrelsen sørger for, at generalforsamlingen kan afholdes på betryggende vis. Dertil kommer at den valgte platform skal kunne opfylde alle betingelserne for de praktiske forhold omkring et vandværks generalforsamling.

 

Læs Bekendtgørelse om midlertidig fravigelse af virksomheders pligter på selskabs- og regnskabsområdet på Erhvervsstyrelsens område i forbindelse med covid-19

Udtræden af vandsektorlovens økonomiske rammer: Tidsfrister

På grund af situationen med COVID-19 har Forsyningssekretariatet forlænget fristen for endelig anmodning om udtræden endnu en gang. Den nye frist for endelig anmodning er den 1. september 2020.

 

Fristen for at indsende en foreløbig anmodning om udtræden til Forsyningssekretariatet er fortsat senest den 14. april 2020. Hvis dit vandværker vil træde ud ad den økonomiske regulering, kan det kun lade sig gøre, hvis I sender en foreløbig anmodning om udtræden til Forsyningssekretariatet senest den 14. april. Også selvom dit vandværk ikke har nået at holde generalforsamling inden denne dato, fordi I har valgt at udskyde den på grund af COVID-19.

 

Læs mere om tidsfrister på Forsyningssekretariatets hjemmeside

 

Gældende tidsfrister

  • Fristen den 1. april 2020 for foreløbig anmodning om udtræden af den økonomiske regulering med virkning fra den 1. januar 2021 udskydes til senest den 14. april 2020.
  • Frist den 15. april 2020 for indberetning til Forsyningssekretariatet til brug for henholdsvis benchmarking og fastsættelse af økonomiske rammer udskydes til den 1. maj 2020.
  • Fristen den 15. maj 2020 for endelig anmodning om udtræden af den økonomiske regulering udskydes til den 1. september 2020.

Frist for at indlevere regnskaber for a.m.b.a

Der er ingen problemer med frist for at få godkendt af regnskabet, så længe vandværket ikke er skattepligtig, da regnskabet ikke skal afleveres til andre end kommunen.

 

Er vandværket skattepligtigt skal selvangivelsen afleveres senest 30. juni 2020.

 

Kan bestyrelsen fortsætte, selvom nogle af bestyrelsesposterne var på valg?

Den siddende bestyrelse vil fungere på normal vis, indtil der kan afholdes ordinær generalforsamling, hvor valg/genvalg kan finde sted.

 

Valgperioden gælder i overensstemmelse med vedtægterne, hvorefter de bliver valgt for den angivne periode.

 

Valg af bestyrelsesmedlemmer sker på den ordinære generalforsamling. Dette ændres der ikke på, blot fordi den ordinære generalforsamling bliver udskudt grundet forsamlingsforbuddet.

 

Der kan således ikke blive tale om en generel udskydelse af valgperioden, selvom valgperioden bliver betydelig kortere.

 

Kan man undlade at afholde generalforsamling i 2020?

Nej, bestyrelsen skal i henhold til deres vedtægter indkalde til en årlig ordinær generalforsamling i 2020.

 

Derfor skal bestyrelsen enten indkalde til en elektronisk generalforsamling eller en fysisk generalforsamling, når det igen er lovligt at afholde større forsamlinger.

 

Det er en forudsætning for at holde en elektronisk generalforsamling, at bestyrelsen sørger for, at generalforsamlingen kan afholdes på betryggende vis. Dertil kommer at den valgte platform skal kunne opfylde alle betingelserne for de praktiske forhold omkring et vandværks generalforsamling.

Vandsektorloven: Skal vandværket udsende det nødvendige materiale til forbrugerne igen, når de indkalder til en ny generalforsamling?

Vandværkerne behøver ikke at sende materialet igen, medmindre beslutningen om udtræden af den økonomiske regulering udskydes til næste år.

 

Når vandværket indkalder til en ny generalforsamling, bør I for god ordens skyld henvise til, at der tidligere er sendt materiale, og hvilken dato det blev sendt ud. Vandværket bør også oplyse, at hvis forbrugeren har slettet materialet/smidt materialet ud, kan de henvende sig til vandværket og/eller hente materiale på vandværkets hjemmeside.

Spørgsmål?

Kontakt juridisk rådgiver Camilla Falk

 

Tlf.: 56 13 02 06

 

Mail: cfa@danskevv.dk

Publiceringsdato: 27/10 2020