Den gode bestyrelse evaluerer sit arbejde

Der er mange bud på, hvordan man er en god bestyrelse. Underviserne på vores bestyrelseskurser giver her gode råd til det gode bestyrelsesarbejde. En god bestyrelse evaluerer sit arbejde og har styr på værktøjskassen.

”Det gode bestyrelsesarbejde handler om at skabe værdi for vandværkets forbrugerne og ikke kun lave dag til dag-drift. Det vil sige, at man som bestyrelse har fingeren på pulsen i forhold til de dagsordener, der er oppe i samfundet og blandt forbrugerne, og at man sørger for at tilpasse sig, så man kan løfte de opgaver, som kommer i fremtiden”. Ordene tilhører Ulrikka Brændgaard, forenings- og bestyrelsesudvikler, og skal undervise på Danske Vandværkers bestyrelseskurser til efteråret.  

 

Jytte Rabæk Schmidt, som også skal undervise, har stor erfaring med bestyrelsesarbejde i små og mellemstore forsyningsvirksomheder. Hun fortæller, at det er vigtigt hele tiden at huske på, at man som bestyrelsesmedlem er valgt af forbrugerne og give følgende råd til at være en god bestyrelse:  

 

”Som bestyrelse skal man være bevidst om sit ansvar, være åben om sit arbejde og tage fælles ejerskab om beslutningerne”, siger Jytte Rabæk Schmidt. 

 

Jytte Rabæk Schmidt

Kig jer selv i spejlet 

Begge undervisere er enige om, at det gavner bestyrelsens arbejde, hvis den en gang imellem kigger på sig selv udefra. 

 

”Hvis man vil være sikker på, om man skaber værdi, bliver man nødt til at måle sit arbejde ud fra nogle parametre. Man kan stille sig selv spørgsmålet: Hvis jeg stod uden for, ville jeg så være tilfreds med det arbejde, vi laver i bestyrelsen?”, siger Ulrikka Brændgaard 

 

”Dialogen om, hvad der fungerer godt, og hvad der fungerer knap så godt, er vigtig at have i bestyrelsen. På den måde får man alle med ombord. Et godt værktøj til at skabe rammen om den dialog er Kodeks for godt bestyrelsesarbejde, som Danske Vandværker har været med til at udarbejde”, siger Jytte Rabæk Schmidt og fortsætter: 

 

”Kodekset indeholder 24 anbefalinger til det gode bestyrelsesarbejde, og når man gennemgår dem, kommer man hele vejen rundt om bestyrelsens arbejde”. 

 

Keep it simple 

Både Jytte Rabæk Schmidt og Ulrikka Brændgaard kan ikke finde noget argument for, at man som bestyrelse ikke skal evaluere sit arbejde. Det handler bare om at kaste sig ud i det, og det gode råd lyder. ”Hold det simpelt”. Ved at evaluere arbejdet kan bestyrelsen dokumentere overfor vandværkets forbrugere, at man forvalter deres tillid på den bedst mulige måde. 

 

”Intet vandværk er for lille til at arbejde med kodekset. Det kan godt virke uoverskueligt, men et råd er at se spørgsmålene i kodekset som en hjælp til at få en struktureret dialog om bestyrelsesarbejdet. Afsæt enten et helt bestyrelsesmøde til at gennemgå kodekset eller del det op og tag ét emne per bestyrelsesmøde”, foreslår Jytte Rabæk Schmidt. 

 

”Når man evaluerer sit arbejde, giver det en fælles forståelse af, hvilken opgave man er sat i verden for at løse, og man får et fælles sprog og et fælles fokus. I dialogen ligger også et potentiale for udvikling”, forklarer Ulrikka Brændgaard. 

 

Afdæk jeres kompetencer 

Fordelingen af kompetencer i bestyrelsen lægger både Jytte Rabæk Schmidt og Ulrikka Brændgaard stor vægt på. I bestyrelsen skal man hele tiden spørger sig selv, om man er repræsenteret med de rigtige kompetencer i forhold til de opgaver, der ligger i fremtiden. 

 

”En nem øvelse er at sige, hvad er det for nogle udfordringer, vi har på vandværket? Hvordan passer vores vidensniveau til de udfordringer, og hvor kommer vi til kort? På den måde finder man frem til, hvad ens behov er i forhold til kompetencer”, forklarer Jytte Rabæk Schmidt og tilføjer, at man skal have snakken i god tid inden generalforsamlingen, så der er tid til at finde en god kandidat. Det er utrolig vigtigt, at man også vurderer de personlige kompetencer i forhold til at skabe det bedste bestyrelsesarbejde – alt sammen i respekt for andelsmodellen, hvor alle vandværkets forbrugere kan stille op. 

 

Det at være bestyrelse er under konstant udvikling og nye områder, man skal have fokus på og vide noget om, kommer til. Begge undervisere nævner blandt andet it-sikkerhed, det større fokus på forsyningsvirksomheder og digitalisering som vigtige emner, som bestyrelsesmedlemmer skal forholde sig til fremover. Det vil også kræve andre kompetencer i bestyrelsen for at imødekomme det. 

 

 

De vigtigste bestyrelsesværktøjer:

Årshjulet

Årshjulet som ét af de vigtigste værktøjer i bestyrelsesarbejdetDet kan blandt andet indeholde en plan for bestyrelsens møder, og hvornår hvilke emner skal på dagsorden i løbet af året. Men de administrative ting for eksempel planlægning af generalforsamling, vigtige datoer i forhold regnskabet og aflæsning af vandmålere kan være en del af årshjulet. 

Forretningsorden

Desuden er det vigtigt at skabe klarhed over bestyrelsens ansvar og opgaver. Det kan man gøre med en god forretningsorden, der beskriver, hvordan beslutninger bliver taget og udført, hvem der gør hvad, og hvornår man er beslutningsdygtig. På den måde får bestyrelsen en fælles forståelse af, hvordan man sammen er med til at løse og løfte de opgaver, der er. 

Mødedagsordner

Sidst men ikke mindst er gode mødedagsordener med en klar angivelse af, hvad der er til beslutning, og hvad der er til orientering. Og på den baggrund lave et godt referat med tydelig angivelse af beslutninger.  

Værktøjer til evaluering

På Danske Vandværkers hjemmeside kan I finde forskellige værktøjer, der kan hjælpe jer, når I skal evaluere jeres bestyrelsesarbejde.

 

Danskevv.dk > Viden om > Kodeks

Publiceringsdato: 13/07 2021