Sådan kan I holde en digital generalforsamling

Foråret er højsæson for vandværkernes generalforsamlinger. Men Coronarestriktioner forhindrer, at generalforsamlingen kan gennemføres med fysisk fremmøde. Få svar på, hvordan I kan holde jeres generalforsamling online. Kig også i videoguides herunder.
Kom godt i gang med onlinemøder på Microsoft Teams med denne instruktionsvideo, hvor du kan blive klogere på, hvordan du sætter et møde op i Teams..

 

Måske er I begyndt at overveje, om jeres  generalforsamling skal være digital

Læs her og få gode råd med til overvejelserne.

 

Vedtægter og gældende lovgivning

Generalforsamlingen er vandværkets øverste myndighed, og i vedtægterne er der fastsat regler for, hvordan generalforsamlingen skal afholdes og de tidsfrister, der skal overholdes.

Hvis generalforsamlingen skal afholdes digitalt, kræver det som udgangspunkt, at det enten fremgår af vandværkets vedtægter, eller at medlemmerne enstemmigt har besluttet det.

Men en ny midlertidig bekendtgørelse, som trådte i kraft 1. januar og ophæves igen 31. december i år, giver vandværkets bestyrelse mulighed for at beslutte om generalforsamlingen skal holdes digitalt i 2021.

 

Få styr på spillereglerne, hvis I vil holde digital generalforsamling

Først og fremmest skal I vælge, hvilken form for digital generalforsamling, I vil holde. Der er forskellige muligheder:

 

  • Den fuldstændige digitale generalforsamling, hvor alle deltagere sidder bag skærmen.
  • Den hybride generalforsamling, hvor en gruppe deltagere sidder sammen (f.eks. bestyrelse og dirigent), mens de øvrige deltagere er med digitalt.
  • En fysisk generalforsamling kombineret med en digital generalforsamling, hvor medlemmerne selv kan vælge, om de ønsker at møde op fysisk eller følge med digitalt hjemme i stuerne.

 

Der er fordele og ulemper ved alle tre former, og I bør grundigt overveje, hvad der passer bedst til vandværket og medlemmerne.

Hvis I kombinerer en fysisk generalforsamling med en digital mulighed for at deltage, kan dem, der deltager fysisk opleve, at det går for langsomt, hvis de digitale deltagere også skal inddrages (og der måske er knas med teknikken). Omvendt kan de digitale deltagere opleve, at de bliver koblet af, hvis mødet går for hurtigt, og der er snak i rummet, de ikke kan opfange.

Selvom I ikke tidligere har nedskrevet spillereglerne, f.eks. i form af en forretningsorden for jeres generalforsamling, er det en god ide at have, når I afholder en digital generalforsamling. Spillereglerne er nemlig med til at tydeliggøre og afklare rammerne for, hvordan generalforsamlingen kommer til at foregå. F.eks. en beskrivelse af, hvordan afstemningen skal foregå, og hvordan deltagerne har mulighed for at debattere.

 

Spillereglerne kan også indeholde helt konkrete anvisninger til mødedeltagerne, f.eks. at alle deltagerne skal slå lyden fra, eller at spørgsmål og kommentarer kun skal skrives i chatten. Det kunne f.eks. også være en beskrivelse af muligheden for at stemme med fuldmagt.

I kan med fordel lægge spillereglerne for den digitale generalforsamling ud på jeres hjemmeside. Det er også en god idé at sende spillereglerne ud på mail sammen med det link, som deltagerne skal have for at kunne deltage i den digitale generalforsamling.

Endelig er det en god idé at skrive ud til medlemmerne, at I anbefaler, at de logger ind i god tid før generalforsamlingen starter, for at sikre, at alle er klar, når den begynder.

Valg af digital platform og tekniske hjælpemidler

Når I har besluttet jer for at holde en digital generalforsamling, skal I vælge den digitale platform, som opfylder de behov, I har for bl.a. at gennemføre afstemninger, mulighed for drøftelser og chatfunktion.

 

Der findes en lang række platforme, som er relativt lette at lære at bruge. Måske har I allerede erfaringer med f.eks. Microsoft Teams, Zoom og Google Meet.

 

Afstemninger, der almindeligvis foregår med håndsoprækning eller stemmesedler, kan I lave ved at bruge mødeplatformens funktioner.

 

I både Teams og Zoom kan man lave afstemninger, som også kan foregå anonymt.

 

Mange digitale platforme og værktøjer er gratis, men med visse begrænsninger. Der kan derfor være behov for at tilkøbe løsninger, som tilgodeser jeres behov.

 

Endelig skal I sikre, at I har dette rette udstyr, som giver en god billede- og lydkvalitet. Det er vigtigt, at I sikrer, at det tekniske ikke spænder ben for, at I kan gennemføre en god generalforsamling.

 

Test, test, test!

På generalforsamlinger kan der ofte være vigtige spørgsmål og beslutninger til debat, ligesom der også kan være personligt engagement og følelser knyttet til afstemninger og personvalg.

 

Dårlig lyd, uskarp billedkvalitet eller usikkerhed om, hvordan man får ordet eller afgiver sin stemme dur ikke. Derfor er det meget vigtigt, at I tester jeres tekniske set-up grundigt inden generalforsamlingen.

 

Den bedste måde at gøre det på, er at afholde en generalprøve på generalforsamlingen. Her kan I teste forskellige ting f.eks.:

 

  • Kan internethastigheden kan klare mange deltagere?
  • Hvordan er billede og lyd?
  • Hvordan er lyden, hvis I vil live-streame?
  • Hvordan man laver mange skærmdelingsskift mellem f.eks. dirigent, formand og kasserer uden at forstyrre mødet væsentligt.

 

Kom godt fra start

På dagen for generalforsamling er det en god ide at have en detaljeret dirigentvejledning eller drejebog, der beskriver de forskellige opgaver i forbindelse med afviklingen af generalforsamlingen. Sørg også for at udpege en person, der kan hjælpe, hvis deltagerne oplever problemer.

 

Det skaber tryghed både hos bestyrelsen og hos deltagerne, når I ved, at der er én, der har styr på alt det praktiske omkring teknikken.

 

Uanset hvor godt I har forberedt jer, kan I ikke gardere jer mod en dårlig internetforbindelse ude hos en deltager.

 

I kan derfor overveje en ekstra kanal via et telefonnummer til dirigenten eller den tekniske support. Så kan deltagerne sende en sms, hvis han eller hun er blevet koblet af og ikke kan afgive sin stemme.

 

Husk under alle omstændigheder at fortælle medlemmerne, hvordan de skal forholde sig, når generalforsamlingen starter.

 

 

Spørgsmål?

Kontakt

 

Kursusansvarlig Stine Cortzen

 

Tlf. 56 13 03 30

 

Mail: stc@danskevv.dk

Publiceringsdato: 05/03 2021