Udbudsguide
Guiden giver et overblik over faserne i og reglerne for udbud. Du kan hente skabeloner til at udarbejde dokumenter i et udbud fra A-Z.
Udbud: Regler og værktøj
Få overblik over lovgivning om udbud og vejledende regler
Lovgivning og vejledende regler
Tilbudsloven
Reglerne for udbud findes primært i tilbudsloven, medmindre der er tale om udbud over EU’s tærskelværdier.
Tilbudsloven er opdelt i henholdsvis ”Bygge- og anlægsprojekter” og ”Varer- og tjenesteydelser.”
I udbudssammenhæng er et vandværk betegnet som et ”offentligretligt organ”. Dele af udbudsloven gælder også for udbud under tærskelværdierne, jf. nedenfor.
Generelle principper i tilbudsloven
Loven fastslår overordnet, at udbyderen skal udnytte de muligheder, der findes for at skabe tilstrækkelig konkurrence. Dette skal ske på grundlag af objektive, saglige og ikke diskriminerende kriterier, og uden forskelsbehandling af tilbudsgiverne.
EU’s forsyningsvirksomhedsdirektiv og udbudsloven
I EU gælder et særligt direktiv for forsyningsvirksomheder, herunder for vandforsyninger.
De fleste udbud fra vandværkerne er dog under direktivets grænseværdier for 2020 og 2021 (henholdsvis på 39.884.785 kr. og 3.190.783 kr. for bygge- og anlægsprojekter og varer- og tjenesteydelser) for EU-udbud. Hvis der skal foretages EU udbud kan det anbefales at få ekstern rådgivningsbistand.
Direktivet er gennemført igennem den danske Udbudslov. Den indeholder ud over grænseværdier, der opdateres hvert andet år, procedurer for køb over grænseværdien. Desuden har loven procedureregler for bl.a. udvælgelse af leverandører, tilbudsvurdering og kontraktdeling, som også gælder under tærskelværdierne.
AB 18
Ved bygge- og anlægsprojekter er det ofte en fordel at anvende de Almindelige Betingelser for arbejder og leverancer i bygge- og anlægsvirksomhed (AB 18), som grundlag for aftaler om udførelse af arbejde.
AB 18 sikrer, at der ikke er forhold og elementer i processen, som uforvarende bliver negligeret. AB 18 er udvidet i forhold til AB 92 på en række punkter, som du kan læse mere om her.
Se tærskelværdier (Tilbudslov og EU) i Hortens oversigt over reglerne – hent den til højre her på siden.
Fase 1: Før udbuddet
Før en opgave udbydes, skal den samlede værdi (ekskl. moms) af udbuddet fastlægges (anlægsbudget/bygherreoverslag).
Afhængig af om aktiviteten er et bygge- og anlægsprojekt, eller omfatter varer og tjenesteydelser, er der forskellige tærskelværdier, som bestemmer, om der er lovkrav til proceduren, og hvilke procedurer, der skal vælges mellem (fase 2).
Fase 2: Procedure og udbudsmateriale
Langt det største antal udbud fra vandværker omfatter vedligeholdelse og ledningsarbejder. Typisk er værdien af det samlede udbud under 300.000 kr. eller under 3 mio. kr. Det betyder, at vandværker som oftest kan bruge forholdsvis simple procedurer for udbuddet.
Det betyder, at der oftest kan anvendes underhåndsbud. Det er vigtigt, at det overvejes grundigt præcis hvem der skal have ansvaret for hvad i et sådant udbud.
Når der foretages et underhåndsbud er det vigtigt, at det specificerer alle forhold, herunder tilsyn, altså et udbud som totalentreprise. Hvis ikke I gør det, vil det medføre meget ekstra arbejde, som kan undgås ved at specificere det i totalentreprisen. Herved kan I også undgå at stå med det koordinerende ansvar.
Andre emner som bør med i en totalentreprise er, hvad entreprenøren præcis forventes at have med i sin projektering – samt specificering af ansvar for arbejdsmiljøkoordinering og funktionskrav.
De forskellige procedurer er beskrevet samlet i udbudsguiden (ovenfor), og samlet for vandforsyninger i skema 1 og 2, idet der lægges til grund, at der ikke er grænseoverskridende interesser i projektet. Det fremgår af den nederste række i skemaet, hvordan du gør det rent praktisk.
Se skema 1: Bygge- og anlægskontrakter i kr.
Se skema 2: Varer- og tjenesteydelser i kr.
Fase 2: Procedurer afhængig af værdi jf. skema 1 og 2
Intet udbud
Det skal sikres, at udbuddet foretages på markedsvilkår. Det kan ske ved at kontakte forskellige leverandører uformelt, og spørge om priser. Resultaterne bør nedskrives, så det efterfølgende kan dokumenteres.
Underhåndsudbud
Underhåndsbud er indhentning af tilbud på anden måde end ved licitation. Det er et uformelt indhentet tilbud, der kan være genstand for forhandling.
De bydendes grundlag for at afgive pris skal dog være en enslydende rammebeskrivelse så det formodes, at det/de indkomne underhåndsbud beskriver de samme ydelser og omfang, ligesom det er op til den enkelte bydende at beskrive, hvad deres underhåndsbud omfatter. Når der er indhentet flere underhåndsbud, anses det for at være tilstrækkeligt for, at kravet om markedsvilkår er overholdt.
Hvis man ønsker flere en to underhåndsbud skal det begrundes f.eks. med en vurdering af, at det vil bidrage til at sikre et økonomisk fordelagtigt tilbud.
Begrænset licitation
Anlægsprojekter f.eks. ledningsanlæg er en bygge- og anlægsopgave og skal derfor udbydes under de givne tærskelværdier for bygge- og anlægsopgaver. Her er der ofte fokus på underhåndsbud som dækker projekter af en værdi på op til kr. 3,0 mio. kr., hvilket dækker mindre byggemodninger og ledningsanlæg/ledningsrenoveringer etc.
Alternativ ved et større volumen opgaver er at man udbyder en rammeaftale med en række enhedsposter for de forskellige aktiviteter og dimensioner, og lader denne dække en tidsperiode f.eks. 1-3 år, eller at man udbyder det enkelte større projekt i licitation når det skal etableres.
De bydende inviteres direkte til at give tilbud via et udbudsbrev. Derved kan man prioritere de entreprenører man ønsker arbejde for sig og i princippet er det en slags prækvalifikation når man inviterer en entreprenør. Det er således ikke god stil at invitere en entreprenør og derfor kassere ham fordi han ikke er kvalificeret til opgaven.
For udbud i begrænset licitation afholdes der licitation og tilbudsevaluering samt efterfølgende kontraktforhandling. For tilbudsevalueringen skal det være tydeligt, hvilken evalueringsmodel der anvendes. Det kan f.eks. være laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige tilbud for bygherren. Ved sidstnævnte skal der i udbudsmaterialet foreligge en beskrivelse af evalueringsmodellen. Det kan f.eks. være, at pris tæller 60 procent, faglige referencer 15 procent, sikkerhed og arbejdsmiljø smiley 10 procent, organisation 5 procent, og en beskrivelse af hvad der lægges vægt på inden for de aktuelle områder.
Offentlig licitation
Her annonceres udbuddet, og alle kan i princippet byde ind på opgaven. Dvs. man ved ikke på forhånd, hvem der byder eller er interesserede. Ofte følges en annoncering op af en kontaktrunde hvor bygherren sikrer, at de entreprenører man mener er kvalificerede har set annonceringen.
I princippet kan man altid lave offentlig licitation, men da man henvender sig til alle, vil det ofte kræve en lidt mere detaljeret beskrivelse af projekt og bygherres ønsker, end hvis man f.eks. udbyder i begrænset licitation, hvor bygherren kender de bydende og omvendt. Fordelen er at man kan opnå en bredere konkurrence, og give nogen mulighed for at byde ind på opgaven, som man måske ikke selv havde set som en potentiel bydende.
I dag er det ofte når man når op i grænseområdet til et EU-udbud, at man typisk vælger at lave et EU-udbud i stedet for at risikere en konflikt med tærskelværdierne, og så derfor skal lave et nyt udbud.
Fase 2: Udbudsmateriale
Etablering af forsyningsledning
Udbudsmaterialet udsendes med et forklarende udbudsbrev. Det skal af brevet fremgå om AB 18 lægges til grund, og hvorvidt arbejdet vil blive tildelt efter laveste pris eller om andre kriterier vil blive anvendt, og i givet fald med hvilken vægt. Man vil også hér typisk angive frister for de bydende, såsom spørgefrist, licitationstidspunkt og sted, og om der arrangeres en besigtigelse af de berørte lokaliteter etc.
- Brug skabelon: Etablering af forsyningsledninger
Fase 2: Udbudsmateriale med bilag
Skabelon til udbudsmateriale med bilag bygger på et eksempel, og skal tilpasses de konkrete forhold for vandværkets udbud. Dvs. det er her man beskriver de særlige forhold der er gældende for dette projekt.
Typisk består et ud af Almindelige Betingelser (AB18) og en Særlig Arbejdsbeskrivelse (SAB) samt en tilbudsliste (TBL). Med reference til tilbudslisten kan man også lave en kort beskrivelse af hvad man forventer at de enkelte poster i tilbudslisten som minimum skal indeholde. Dvs. et Tilbuds og Afregnings Grundlag (TAG).
- Udbudsbrev for licitation
- Udbudsmateriale
- Bilag 1: Tilbudsliste med tjekliste, tilbudsliste og mængder
Ingen skabeloner
- Bilag 2: Ledningsplacering af nye ledninger (ingen skabelon)
- Bilag 3: Vilkår for ledningsarbejde (ingen skabelon)
- Bilag 4: LER-oplysninger. Bemærk, at entreprenøren altid skal foretage en ny LER-forespørgsel inden arbejdet påbegyndes, men at denne kun er af hensyn til kalkulationsgrundlaget (skjulte gener) (ingen skabelon)
Fase 3: Offentliggørelse og proces
Se pdf med oversigt over offentliggørelse og proces
Hvordan offentliggøres udbud og licitationer?
Underhåndsbud
- – Ikke krav om offentliggørelse.
- – Tildeling vil normalt ske efter forhandling med den bydende.
Begrænset licitation
- – Ikke krav om offentliggørelse, men invitation via f.eks. udbudsbrev med link til udbudsmaterialet.
- – Tildeling vil ske i henhold til evalueringsmodel.
Offentlig licitation
- – Annonceringen i regionale aviser/medier.
- – Tildeling vil ske i henhold til evalueringsmodel
EU-licitation
- – Pligt til at meddele såvel parter som offentlighed resultat af udbuddet.
- – Underretning af berørte virksomheder og bekendtgørelse i EU-tidende senest 30 dage efter kontrakt er indgået.
- – Udvælgelse ved prækvalifikation , hvorefter indkomne tilbud evalueres i h.t. evalueringsmodellen.
- – Hvorefter tildelingen sker efter forhandling
Fase 4: Udvælgelse og tildeling
Hvordan udvælgelse og tildeling foregår, afhænger af, hvilken procedure, der er fulgt ved udbuddet, og hvilken evalueringsmodel der er opstillet.
Er der valgt Laveste pris er det i princippet simpelt, men der kan være nogle forbehold, man er nødt til at kapitalisere og for alternativet Det for bygherren økonomisk mest fordelagtige tilbud har man på forhånd valgt en evalueringsmodel, men igen kan der være nogle forbehold/forudsætninger, som skal indgå i evalueringen eller forhandles bort.
Fase 5: Efter udbuddet
Efter udvælgelsen af, hvem der skal stå for udførelsen, skal der forhandles og underskrives en kontrakt. Ofte kan man med fordel henvise til AB 18 som grundlag for kontrakten, hvis udbuddet omfatter bygge- og anlægsvirksomhed. Vandværket kan anvende standardentreprise kontrakten fra Dansk Byggeri, der baserer sig på AB 18.
Det skal fremgå af kontrakten om det er en repræsentant for vandværket, der skal føre tilsyn med arbejdet eller lade sig repræsentere ved en rådgiver. Tilsynet står for kontakten med entreprenøren, og kan godkende eller kassere materialer eller arbejder, samt give anvisninger med hensyn til tilrettelæggelsen af arbejdet.
Afleveringsforretning
Hvis projektet er af en vis størrelse, bør der planlægges byggemøder og eventuelle sikkerhedsmøder/sikkerhedsrunderinger undervejs i udførelsen af arbejdet, og der bør ved arbejdets fuldførelse være en afleveringsforretning.
Entreprenøren indkalder til afleveringsforretning når han mener at han er klar til denne, og helst rettidigt i forhold til de i tidsplanen angivne tidsfrister (dagbodsterminer).
Mangler
Tilsynet gennemgår det udførte anlæg og den afleverede dokumentation og udfærdiger en afleveringsprotokol med tilhørende mangelliste. Er der væsentlige mangler f.eks. manglende indmåling af det udførte ledningsanlæg eller kvalitetssikring bliver afleveringsforretningen aflyst og entreprenøren må indkalde igen, når han kan fremlægge den manglende dokumentation.
Ved aflysning pga. væsentlige mangler er det vigtigt at gøre dagbod gældende, eller alternativt give en frist hvorfra dagboden så er gældende.
Efter afslutning af arbejdet udarbejdes en afleveringsprotokol.
I protokollen henvises til de dokumenter, som ligger til grund for det udførte arbejde. Endvidere noteres i en mangelliste (bilag), hvilke mangler der er konstateret ved overleveringen, som skal udbedres, og hvad den økonomiske tilbageholdelse i slutopgørelsen skal være for disse mangler. Endelig aftales datoer for eftersyn, f.eks. i overensstemmelse med AB 18: 1 og 5 års eftersyn.
Udbudsværktøj
Udbudsværktøjet, der består af en række skemaer, hjælper jer med at dække jeres behov og krav. Skemaerne kan hentes og udfyldes til højre her på siden:
- Boring
- Iltning
- Rent vand
- Filtrering, lukket filter
- Filtrering, åbne filtre
- Udpumpning
- Forsyningsledning
Hvert skema indeholder afsnit, der skal beskrive:
- Registrering af eksisterende forhold
- Kravspecifikation
- Forklarende noter
Vi anbefaler, at I udfylder udbudsmaterialet online.
Ansvarsfraskrivelse
Danske Vandværker har som en service til medlemmerne lagt udbudsmaterialet her på hjemmesiden. Det tilstræbes, at oplysningerne er så korrekte og opdaterede som muligt.
Hjemmesidens informationer om udbud træder ikke i stedet for medlemmernes eget skøn over, hvordan der skal disponeres. Udbudsmaterialet kan derfor ikke betragtes som rådgivning om, hvordan det enkelte vandværk skal træffe beslutning om og foretage konkrete udbud.
Vi opfordrer medlemmerne til at søge ekstern individuel rådgivning, hvis der opstår et konkret behov, før I træffer beslutning om både processen og indholdet af et udbud.
