Fase 2: Procedure og udbudsmateriale

Langt det største antal udbud fra vandværker omfatter vedligeholdelse og ledningsarbejder. Typisk er værdien af det samlede udbud under 300.000 kr. eller under 3 mio. kr. Det betyder, at vandværker som oftest kan bruge forholdsvis simple procedurer for udbuddet.

 

Det betyder, at der oftest kan anvendes underhåndsbud. Det er vigtigt, at det overvejes grundigt præcis hvem der skal have ansvaret for hvad i et sådant udbud.

 

Når der foretages et underhåndsbud er det vigtigt, at det specificerer alle forhold, herunder tilsyn, altså et udbud som totalentreprise. Hvis ikke I gør det, vil det medføre meget ekstra arbejde, som kan undgås ved at specificere det i totalentreprisen. Herved kan I også undgå at stå med det koordinerende ansvar.

 

Andre emner som bør med i en totalentreprise er, hvad entreprenøren præcis forventes at have med i sin projektering – samt specificering af ansvar for arbejdsmiljøkoordinering og funktionskrav.

 

De forskellige procedurer er beskrevet samlet i udbudsguiden (ovenfor), og samlet for vandforsyninger i skema 1 og 2, idet der lægges til grund, at der ikke er grænseoverskridende interesser i projektet. Det fremgår af den nederste række i skemaet, hvordan du gør det rent praktisk.

 

Skema 1: Bygge- og anlægskontrakter: Klik på tabellen nedenfor og se den i større format.

Skema 2: Varer- og tjenesteydelser:  Klik på tabellen nedenfor og se den i større format.

EU-udbud 

 

 

 

Procedurer afhængig af værdi jf. skema 1 og 2 ovenfor

 

Intet udbud: Det skal sikres, at udbuddet foretages på markedsvilkår. Dette kan ske ved at kontakte forskellige leverandører uformelt, og spørge om priser. Resultaterne bør nedskrives, så det efterfølgende kan dokumenteres.

Afhængig af værdi jf. skema.

 

1. Underhåndsudbud

Underhåndsbud er indhentning af tilbud på anden måde end ved licitation. Det er et uformelt indhentet tilbud, der kan være genstand for forhandling.

 

De bydendes grundlag for at afgive pris skal dog være en enslydende rammebeskrivelse så det formodes, at det/de indkomne underhåndsbud beskriver de samme ydelser og omfang, ligesom det er op til den enkelte bydende at beskrive, hvad deres underhåndsbud omfatter. Når der er indhentet flere underhåndsbud, anses det for at være tilstrækkeligt for, at kravet om markedsvilkår er overholdt.

 

Hvis man ønsker flere en to underhåndsbud skal det begrundes f.eks. med en vurdering af, at det vil bidrage til at sikre et økonomisk fordelagtigt tilbud.

2. Begrænset licitation

Anlægsprojekter f.eks. ledningsanlæg er en bygge- og anlægsopgave og skal derfor udbydes under de givne tærskelværdier for bygge- og anlægsopgaver. Her er der ofte fokus på underhåndsbud som dækker projekter af en værdi på op til kr. 3,0 mio. kr., hvilket dækker mindre byggemodninger og ledningsanlæg/ledningsrenoveringer etc.

 

Alternativ ved et større volumen opgaver er at man udbyder en rammeaftale med en række enhedsposter for de forskellige aktiviteter og dimensioner, og lader denne dække en tidsperiode f.eks. 1-3 år, eller at man udbyder det enkelte større projekt i licitation når det skal etableres.

De bydende inviteres direkte til at give tilbud via et udbudsbrev. Derved kan man prioritere de entreprenører man ønsker arbejde for sig og i princippet er det en slags prækvalifikation når man inviterer en entreprenør. Det er således ikke god stil at invitere en entreprenør og derfor kassere ham fordi han ikke er kvalificeret til opgaven.

 

For udbud i begrænset licitation afholdes der licitation og tilbudsevaluering samt efterfølgende kontraktforhandling. For tilbudsevalueringen skal det være tydeligt, hvilken evalueringsmodel der anvendes. Det kan f.eks. være laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige tilbud for bygherren. Ved sidstnævnte skal der i udbudsmaterialet foreligge en beskrivelse af evalueringsmodellen. Det kan f.eks. være, at pris tæller 60 procent, faglige referencer 15 procent, sikkerhed og arbejdsmiljø smiley 10%, organisation 5 procent, og en beskrivelse af hvad der lægges vægt på inden for de aktuelle områder.

 

3. Offentlig licitation

Her annonceres udbuddet, og alle kan i princippet byde ind på opgaven. Dvs. man ved ikke på forhånd, hvem der byder eller er interesserede. Ofte følges en annoncering op af en kontaktrunde hvor bygherren sikrer, at de entreprenører man mener er kvalificerede har set annonceringen.

 

I princippet kan man altid lave offentlig licitation, men da man henvender sig til alle, vil det ofte kræve en lidt mere detaljeret beskrivelse af projekt og bygherres ønsker, end hvis man f.eks. udbyder i begrænset licitation, hvor bygherren kender de bydende og omvendt. Fordelen er at man kan opnå en bredere konkurrence, og give nogen mulighed for at byde ind på opgaven, som man måske ikke selv havde set som en potentiel bydende.

 

I dag er det ofte når man når op i grænseområdet til et EU-udbud, at man typisk vælger at lave et EU-udbud i stedet for at risikere en konflikt med tærskelværdierne, og så derfor skal lave et nyt udbud.

 

Udbudsmateriale

 

Skabeloner

Etablering af forsyningsledning

Udbudsmaterialet udsendes med et forklarende udbudsbrev. Det skal af brevet fremgå om AB 18 lægges til grund, og hvorvidt arbejdet vil blive tildelt efter laveste pris eller om andre kriterier vil blive anvendt, og i givet fald med hvilken vægt. Man vil også hér typisk angive frister for de bydende, såsom spørgefrist, licitationstidspunkt og sted, og om der arrangeres en besigtigelse af de berørte lokaliteter etc.

 

  • Etablering af forsyningsledninger

 

Skabelonen for udbudsmateriale med bilag

Skabelon til udbudsmateriale med bilag bygger på et eksempel, og skal tilpasses de konkrete forhold for vandværkets udbud. Dvs. det er her man beskriver de særlige forhold der er gældende for dette projekt.

 

Typisk består et ud af Almindelige Betingelser (AB18) og en Særlig Arbejdsbeskrivelse (SAB) samt en tilbudsliste (TBL). Med reference til tilbudslisten kan man også lave en kort beskrivelse af hvad man forventer at de enkelte poster i tilbudslisten som minimum skal indeholde. Dvs. et Tilbuds og Afregnings Grundlag (TAG).

 

 

Ingen skabeloner

 

  • Bilag 2: Ledningsplacering af nye ledninger (ingen skabelon)
  • Bilag 3: Vilkår for ledningsarbejde (ingen skabelon)
  • Bilag 4: LER-oplysninger. Bemærk, at entreprenøren altid skal foretage en ny LER-forespørgsel inden arbejdet påbegyndes, men at denne kun er af hensyn til kalkulationsgrundlaget (skjulte gener) (ingen skabelon)

 

 

Spørgsmål?

Kontakt rådgiver

 

 

Robert Jensen

 

Tlf.: 56 13 02 01 

 

Mail: rj@danskevv.dk

Publiceringsdato: 14/12 2021